Fiecare entitate comercială are periodic nevoia de a suporta cheltuieli de afaceri pentru a asigura funcționarea întreprinderii. Practic, acestea se realizează în numerar prin contabili, care se stabilesc prin ordin special al managerului. În acest caz, cheltuielile trebuie efectuate în scopurile pentru care au fost emisi banii.

Un raport de avans este un document întocmit de o persoană responsabilă financiar în cazul în care aceasta suportă cheltuieli de producție sau de afaceri pentru care banii firmei au fost eliberați anterior din casa de marcat sau prin virament.

Acest formular trebuie completat dacă fondurile au fost emise în scopuri de raportare. Rosstat recomandă utilizarea formularului de document AO-1.

Lista persoanelor din întreprindere cărora li se permite să emită bani este stabilită printr-un ordin special. Este recomandabil să se reflecte lista de nume a persoanelor responsabile, suma sumelor care le pot fi emise și, de asemenea, să se stabilească scopurile cheltuirii acestor fonduri.

Atât persoanele care lucrează la întreprindere, cât și persoanele implicate în temeiul acordurilor contractuale pot răspunde.

Legea prevede ca angajații cărora li se acordă fonduri pentru a efectua cheltuieli să le efectueze în scopurile stabilite, iar managerul, după verificarea tuturor documentelor depuse pentru raportul de cheltuieli, aprobă aceste cheltuieli.

Numai după ce raportul de cheltuieli a trecut de procedura de aprobare, aceste cheltuieli pot fi incluse în cheltuielile întreprinderii. Astfel, acest formular este documentul principal care confirmă cheltuielile în numerar ale companiei.

Atenţie! La întocmirea și acceptarea unui raport prealabil, trebuie să rețineți că în timpul inspecției acesta va fi cu siguranță examinat de autoritățile de reglementare, iar dacă este întocmit cu inexactități sau documentele anexate nu îndeplinesc cerințele stabilite, atunci costurile acestui document vor fi excluse de la impozitare.

În ce cazuri se utilizează un raport prealabil?

Fondurile eliberate angajatului trebuie folosite strict în scopurile stabilite sau returnate la casieria companiei. Documentul principal pentru plata sumelor în cont este documentul pe care trebuie aplicată viza de manager.

Actele locale ale întreprinderii stabilesc termenele în care angajatul responsabil trebuie să raporteze sau să restituie banii eliberați anterior. Dacă au fost efectuate cheltuieli, trebuie întocmit un raport în avans. Acest document vă permite să anulați sumele emise de contabil drept cheltuieli.

Fiecare angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să întocmească un raport în avans pentru o călătorie de afaceri. În acest sens, rolul său este în creștere, deoarece multe documente compilate anterior au devenit opționale. De fapt, raportul prealabil a rămas singurul raport transmis de călători conducerii acestora.

Întocmirea unui raport în avans este obligatorie; această regulă este consacrata în Procedura de Efectuare a Tranzacțiilor în numerar. Numai întreprinzătorii care țin evidența printr-o procedură simplificată sunt scutiți de la întocmirea acestui document.

bukhproffi

Important! Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că există o limită a plăților în numerar între organizații sau întreprinzători individuali în valoare de 100.000 de ruble. Peste această sumă, ar trebui utilizate numai plăți fără numerar, ceea ce exclude raportarea.

Ce poate fi luat în considerare

Fiecare specialist contabil și angajatul însuși ar trebui să cunoască lista documentelor care pot fi atașate ca dovezi de cheltuieli la raportul de cheltuieli.

După aceasta, documentul este împărțit în două tabele. Informațiile sunt introduse în ele de un contabil. Cel din stânga reflectă mișcarea fondurilor responsabile pentru angajat - soldul din emisiunea anterioară sau depășirea cheltuielilor, suma emisă, suma cheltuită, soldul curent.

Atenţie! Din 19 august 2017, un angajat poate primi sume în cont fără a se raporta pentru avansul anterior.

Tabelul din dreapta conține intrări contabile.

Mai jos, contabilul ar trebui să noteze numărul de documente pe care angajatul le-a furnizat și pe câte foi se află acestea.

După finalizarea verificării, contabilul trebuie să semneze și să indice în cuvinte suma aprobată. Formularul este apoi înaintat contabilului șef pentru examinare.

Dacă, după depunerea unui raport, un angajat a identificat sume de bani care trebuie returnate acestuia sau invers, acesta trebuie să fie compensat pentru ceea ce a cheltuit excesiv, atunci detaliile documentului de numerar sunt introduse mai jos.

Atenţie!În timpul verificării raportului de avans, salariatului i se înmânează o chitanță care confirmă acceptarea acestuia. Se dublează pe scurt informațiile documentului acceptat.

Partea inversă

Pe această parte există un tabel în care contabilul înscrie toate documentele anexate. Pentru fiecare formular este alocată o linie.

Cu ajutorul unui raport în avans, persoanele responsabile confirmă sumele cheltuite anterior care le-au fost date în avans.

Emiterea sumelor în avans poate fi efectuată numai pe baza unui ordin din partea managerului, în care se indică lista persoanelor responsabile, termenii și scopurile pentru care sunt emise fondurile, precum și cuantumul acestora. Pentru lucrătorii detașați, plata în cont se poate face pe bază sau aprobată de manager.

Formularul de raportare anticipată este un formular unificat cu două fețe Nr. AO-1 și trebuie completat într-un singur exemplar atât de persoana responsabilă, cât și de angajatul contabil.

Completarea unui raport prealabil

1) O persoană responsabilă.
Persoana responsabilă începe să completeze raportul prealabil indicând pe fața formularului nr. AO-1: numele organizației, data întocmirii documentului, numele și inițialele sale, profesia (funcția), personalul său numărul, precum și scopul avansului (cheltuieli de afaceri sau de divertisment).

Documentele care confirmă cheltuielile efectuate de angajat trebuie să fie enumerate pe spatele formularului în coloanele 1-6, indicând cuantumul cheltuielilor pentru acestea. Aceste documente trebuie numerotate în conformitate cu ordinea în care sunt enumerate în raport.

În coloana 1, persoana care raportează indică numărul de serie alocat documentului sursă.

Coloanele 2 și 3 indică, respectiv, data întocmirii documentului primit și numărul acestuia.

Coloana 4 indică tipul de cheltuieli efectuate (de exemplu, cheltuieli de birou).

Valoarea cheltuielilor efectuate este indicată în coloana 5 dacă cheltuiala a fost efectuată în ruble sau în coloana 6 dacă cheltuiala a fost efectuată în valută străină.

Suma totală a cheltuielilor persoanei raportoare este indicată în rândul „Total” din coloana 5 sau 6.

2) Un contabil.

Raportul prealabil completat de angajat împreună cu documentele justificative se depune la departamentul de contabilitate. La acceptarea formularului nr. AO-1 de la o persoană responsabilă, contabilul semnează pentru acceptarea documentului pentru verificare, indicând numărul și data acestuia, suma totală a cheltuielilor și numărul documentelor anexate care confirmă cheltuielile efectuate. La sfârșitul primirii se indică data depunerii raportului, după care chitanța contabilului este transferată persoanei responsabile.

Contabilul, după verificarea corectitudinii documentelor și a cheltuirii fondurilor, completează coloanele 7-8 de pe versoul formularului, indicând valoarea cheltuielilor acceptate în contabilitate, și coloana 9, indicând numărul de conturi contabile care sunt debitat pentru suma cheltuielilor.

În continuare, contabilul completează fața formularului AO-1, ​​indicând: soldul (supracheltuiala) avansului anterior, suma avansului primit de la casieria organizației, suma fondurilor cheltuite, soldul sau supracheltuiala a sumelor în avans, evidențele contabile ale tranzacțiilor care contabilizează cheltuielile efectuate.

Informațiile pentru completarea tabelului de înregistrări contabile sunt generate din datele din coloana 9 a reversului raportului de cheltuieli.

După verificarea corectitudinii calculelor aritmetice, a documentelor și a cheltuirii fondurilor pentru scopul propus, documentul este trimis spre aprobare șefului organizației.

După aprobarea documentului, departamentul de contabilitate anulează fondurile responsabile și face o decontare finală cu persoana responsabilă.

Dacă avansul nu este utilizat în totalitate, atunci soldul este predat de către persoana responsabilă la casieria organizației la

Forma unificată AO-1utilizat pentru rapoartele angajaților privind avansurile primite de la organizație. Să ne uităm la designul său.

De unde să descărcați formularul unificat AO-1

Formularul formularului unificat AO-1 și instrucțiunile de completare au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 1 august 2001 nr. 55. Puteți descărca formularul de pe site-ul nostru.

Să vă reamintim că în prezent utilizarea formularelor unificate este opțională. Dacă se dorește, raportul de cheltuieli poate fi întocmit pe un formular elaborat de organizație și aprobat de șeful acesteia.

Mai multe despre asta - „Documentul principal: cerințe pentru formă și consecințele încălcării sale” .

Cine întocmește raportul prealabil și când?

Raportul în avans este întocmit de persoana responsabilă, adică de angajat:

• a primit bani pentru nevoile economice ale organizației;
• sau trimis într-o călătorie de afaceri.

• expirarea perioadei pentru care au fost emise fondurile, specificată în cererea salariatului de emisiune de bani în cont;
• salariatul revenind la locul de muncă dacă perioada pentru care s-au eliberat banii a expirat în perioada de boală sau concediu de odihnă;
• întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri.

Acest lucru este prevăzut în subclauză 6.3 clauza 6 din directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 Nr. 3210-U și clauza 26 din regulamentul privind călătoriile de afaceri, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

Citiți despre consecințele încălcării acestui termen limită în materialul nostru. „Dacă angajatul nu a raportat cu privire la responsabili în termen de 3 zile și nu i-ați reținut din salariu, trebuie să acumulați contribuții.” .

Procesul-verbal se întocmește într-un singur exemplar, la care se anexează documente care confirmă cheltuielile efectuate de salariat. Pentru a preveni greșelile angajaților, este indicat să se emită instrucțiuni privind procedura de întocmire a rapoartelor de cheltuieli.

Vă rugăm să rețineți: recent, un raport de cheltuieli poate fi întocmit nu numai pe hârtie, ci și în format electronic.

Mai multe despre asta - „Raportul de avans poate fi semnat electronic” .

O mostră de completare a formularului unificat AO-1 poate fi descărcată de pe site-ul nostru web.

Raportul a fost finalizat. Ce urmeaza

După primirea unui raport în avans de la angajat, procedați în următoarea ordine:

1. Oferiți angajatului o chitanță pentru primirea raportului (aceasta este partea tăiată a formularului unificat AO-1).
2. Verificați utilizarea intenționată a fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative, corectitudinea executării acestora și calcularea sumelor de către angajat.
3. Pe reversul raportului, indicați sumele cheltuielilor acceptate pentru contabilitate și conturile (subconturile) care sunt debitate pentru aceste sume.
4. Trimiteți raportul verificat managerului sau persoanei autorizate pentru aprobare.
5. Acceptați raportul aprobat pentru contabilitate.
6. Achitați responsabilul primind de la acesta soldul neutilizat al avansului sau rambursându-i depășirea.

Un raport de avans este utilizat pentru a confirma cheltuirea sumelor de către persoanele responsabile cu avansurile acordate anterior acestora în anumite scopuri. Baza emiterii sumelor de avans este documentul emis de manager, care enumeră personalul, termenele, obiectivele și sumele de fonduri emise. Baza pentru emiterea de bani unui călător de afaceri este. Pentru a confirma cheltuielile efectuate de angajat, se folosește formularul unificat Nr. AO-1 - este completat atât de persoana responsabilă, cât și de angajații departamentului de contabilitate.

Să ne uităm la un exemplu de completare a unui raport prealabil.

Completarea formularului de raportare anticipată de către persoana responsabilă

Completarea raportului în avans în formularul nr. AO-1 de către persoana responsabilă începe din față. În primul rând se introduc următoarele date: denumirea organizației, prenumele și parafa salariatului, funcția sau profesia acestuia, numărul de personal, data întocmirii documentului, rubrica în scopul avansului (reprezentare sau cheltuieli de afaceri).

În continuare, pe versoul formularului unificat AO-1, ​​documentele care confirmă cheltuielile efectuate sunt indicate în coloanele 1-6 și se înscrie și suma cheltuielilor efectuate pentru acestea. Toate documentele justificative sunt anexate procesului-verbal, ele trebuie numerotate în aceeași ordine în care sunt înscrise în declarație.

Coloana 1 indică numărul fiecărui document justificativ, atribuit în ordine.

La rândul 2 trebuie să scrieți data la care a fost întocmit documentul, iar în coloana 3 trebuie să scrieți numărul acestuia.

În coloana 4, trebuie să indicați tipurile de cheltuieli efectuate (de exemplu, acestea ar putea fi cheltuieli de birou).

În rândul 5, suma cheltuielilor în numerar este înscrisă dacă a fost făcută în ruble, iar dacă a fost în valută străină, atunci datele despre fonduri sunt introduse în coloana 6.

La sfârșit, este indicată suma totală cheltuită de persoana responsabilă, în funcție de tipul monedei, fie în coloana „Total” 5 (în ruble), fie în rândul 6 (în valută).

Completarea de către contabilul unei organizații - instrucțiuni

După ce persoana responsabilă completează partea sa din document, o transferă împreună cu toate documentele justificative către departamentul de contabilitate. Contabilul primește un raport în avans în formularul nr. AO-1 de la persoana responsabilă, semnează pentru acceptarea formularului, notează numărul și data acestuia, suma totală a fondurilor cheltuite și indică numărul de documente care confirmă cheltuielile efectuate. La sfârșitul raportului se indică data depunerii documentului, după care chitanța contabilului este dată persoanei responsabile.

După verificarea executării corecte a documentelor și a cheltuirii banilor, managerul de cont completează rândurile 7-8 pe verso, unde indică sumele cheltuielilor care vor fi acceptate în contabilitate, iar în coloana 9 datele privind contabilitatea debitată. se înregistrează conturi, care include sumele cheltuielilor.

Mai departe pe fața formularului este indicat: soldul fondurilor (sau suma cheltuială excesivă) din avansul anterior, suma avansului primit de la casieria organizației, suma de bani cheltuită pe acesta, soldul a sumelor în avans sau a sumei supracheltuielilor, o evidență contabilă a reflectării tranzacțiilor comerciale cu atribuirea acestora la evidența contabilă corespunzătoare. Coloana „Inregistrare contabilă” este completată pe baza datelor din versoul coloanei 9.

Citeste si:

Chitanță comandă numerar

După aceasta, se verifică execuția corectă a documentului, corespondența aritmetică a tuturor sumelor raportului și faptul că banii au fost cheltuiți în scopul propus. Dacă totul este normal și nu sunt identificate erori, raportarea este transmisă șefului organizației pentru aprobare. După aprobarea managerului, sumele contabile sunt anulate, precum și decontările finale cu persoana responsabilă.

În cazul cheltuirii incomplete a sumelor în avans, persoana responsabilă trebuie să returneze fondurile rămase la casieria organizației pe baza

Raport de avans pentru 2016.

Angajatul trebuie să confirme că a cheltuit contul conform intenției. În 2016, un raport în avans trebuie depus la 3 zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care s-au eliberat banii.

Și dacă o persoană a fost bolnavă, în vacanță sau într-o călătorie de afaceri - în termen de trei zile de la data întoarcerii la muncă.

V Cum se completează un raport prealabil în 2016.

Raportul de avans în anul 2016 se depune conform formularului unificat Nr.AO-1 sau pe un formular elaborat de companie. Unele detalii ale raportului de avans sunt completate de angajat, altele de contabil.

Ø Angajatul indică în raport:

§ Pe fața raportului de cheltuieli pune data (format – ZZ.LL.AAAA). Aceasta este ziua în care completează documentul și indică în el:

ü unitatea structurală în care lucrează;

ü numele și inițialele dvs.;

ü post conform tabelului de personal;

ü scopul avansului primit.

§ De asemenea angajatul completează tabelul din stânga raportului de cheltuieli (marcați 1 în exemplul de mai jos). Există rânduri aici pentru informații despre plata anterioară în avans în așteptare cu angajatul. Ar trebui să conțină întotdeauna liniuțe. La urma urmei, angajatului i se acordă numerar în cont doar dacă a plătit vechea datorie. Această cerință este menționată în clauza 6.3 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar.

Raport în avans în 2016 (eșantion)

§ În tabel, angajatul va indica cum a primit el fonduri responsabile – în numerar sau pe un card de plată.

§ Către salariatul raportului în avans va atasa documentele originale , care confirmă cheltuieli: BSO, chitanțe, numerar și bonuri de vânzare, etc. Lista acestor documente în ordine trebuie introdusă pe spatele raportului de cheltuieli în tabel.

§ Pentru fiecare document, salariatul va indica:

ü data și numărul – coloanele 2 și 3 din tabel;

ü denumirea documentului sau a cheltuielii care este confirmată de hârtie (de exemplu, călătorie, cazare într-o călătorie de afaceri, costul articolelor de papetărie achiziționate) - coloana 4;

ü suma în ruble și copeici sau în valută - coloana 5 sau 6.

§ Numărul documentelor anexate angajatul va indica pe fața raportului sub tabel (marca 2 în eșantionul de mai sus).

Când angajatul vă aduce raportul de cheltuieli, numerotați-l și emiteți o chitanță. Aceasta este partea de tăiere a formularului nr. AO-1. În el, indicați detaliile raportului de avans și suma cheltuită de angajat. Nu uitați să semnați chitanța (marcați 4 în exemplul de mai sus).

Ø Ce detalii completează contabilul?

§ Verificați raportul de cheltuieli . Limita de timp pentru aceasta este limitată. Este stabilit in actul local al societatii. De exemplu, în regulamentul privind fluxul de documente.

§ Pe baza rezultatelor inspecţiei completați complet raportul . În ea, indicați numele organizației, codul unității structurale în care lucrează contabilul și numărul de personal al acestuia.

§ Apoi verificați cu suma principală , pe care salariatul l-a indicat în tabelul de pe versoul procesului-verbal.

§ Sume confirmate introduceți în același tabel în coloană „Suma cheltuială acceptată pentru contabilitate” (marca 5 în eșantionul de mai sus).

§ In acelasi tabel introduceți numărul de cont , căruia îi atribui costurile.

Cablajul este astfel:

§ Dacă un angajat a pierdut un certificat de la un birou de schimb valutar, atunci converti moneda in ruble la cursul oficial de la data emiterii raportului. Asemenea precizări au fost furnizate de Ministerul Finanțelor în scrisoare din 3 septembrie 2015 Nr.03-03-07/50836.

§ Rezuma: pot exista cheltuiri excesive sau datorii pentru sume contabile. Dă-i salariatului supracheltuiala din casa de marcat. În raportul prealabil, indicați numărul și data consumabilului.

§ Angajatul trebuie să plătească la casierie soldul sumei contabile. Când face asta, în raportul de cheltuieli pe tine notează detaliile sosirii (marca 7 în eșantionul de mai sus).

Înregistrați în contabilitate:

§ Daca contabilul nu returneaza soldul la casierie, reține bani din salariu .